Herausforderung
Um die ERP-Software der MACH AG optimal auf die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung vorzubereiten, benötigte das Unternehmen hochqualifizierte Softwarearchitekten und Entwickler, die das bestehende Team erweitern konnten.
„Am 14. Mai 2018 traf ich mich mit unserem CTO, da wir vor einem großen neuen Projekt mit dem Bundesland Berlin standen. Zu diesem Zeitpunkt entschieden wir, die Entwicklungskapazitäten der MACH AG durch eine Zusammenarbeit mit CROZ zu erhöhen. Mein Name ist Robert Krüger und ich bin seit Beginn im CROZOne-Team als Product Owner tätig. Ich bin verantwortlich für die Vorbereitung der sogenannten User Stories und deren Priorisierung im Backlog, das Management von Abhängigkeiten, die Erklärung des Geschäftskontexts gegenüber den Entwicklern und die Bereitstellung der notwendigen Informationen für die Stakeholder.“
– Robert Krüger, Solutions Team Finanzen, Requirements Engineer bei der MACH AG
Zu Beginn standen wir vor erheblichen Herausforderungen. Die größte Hürde war nicht die Sprachbarriere, sondern die Integration eines externen Teams in die etablierten Prozesse der MACH AG, kombiniert mit der tiefen Spezialisierung auf den Geschäftskontext der deutschen Verwaltung. Doch dank der intensiven Unterstützung des Top-Managements und der außergewöhnlichen Einsatzbereitschaft unseres Teams, alles schnell und effizient umzusetzen, konnten wir bereits innerhalb der ersten sechs Monate beeindruckende Ergebnisse erzielen. Diese steile Lernkurve haben wir mit Erfolg gemeistert.
Wir haben uns schnell an den SCRUM-Prozess und seine Werte angepasst, insbesondere mit dem Mut, als erstes externes Team ERP-Software basierend auf englischen User Stories zu entwickeln. Die Fähigkeit, Anwendungsfälle und Anforderungen zu abstrahieren und agile, pragmatische Lösungen zu erarbeiten, führte uns zum Erfolg. Dabei haben wir den Prozess nie starr befolgt, wenn er keinen klaren Mehrwert für das Projekt und letztlich für den Kunden gebracht hätte. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den deutschen und kroatischen Teammitgliedern war dabei ein herausragendes Beispiel für erfolgreiche internationale Kooperation.
Lösung
Die Zusammenarbeit zwischen der MACH AG und CROZ hat nicht nur zur herausragenden Leistung eines einzelnen Teams beigetragen, sondern auch als „Turbo-Booster“ fungiert, der die MACH AG für weitere internationale Kooperationen bestens vorbereitet hat. Alle Entwickler haben sich intensiv mit der Erstellung und Nutzung von Richtlinien in Englisch vertraut gemacht, den Code in einer Fremdsprache kommentiert und neue Tools wie Slack für Instant Messaging und Anrufe eingesetzt – ein Tool, das erstmals vom CROZOne-Team genutzt wurde. Würde ich mit meinem früheren Ich sprechen, würde ich ihm gratulieren, in den nächsten drei Jahren mit einem so großartigen Team zusammenzuarbeiten. Und ich würde ihm raten, ruhig zu bleiben und die Wochenenden zu genießen.
Die MACH ERP-Software ist eine leistungsstarke Lösung für das administrative Management in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, ECM und Business Intelligence. Die E-Verwaltung (ECM) bildet dabei das zentrale Element der digitalen Verwaltung. Zahlreiche Verwaltungen setzen bereits auf elektronische Akten, um ihre Arbeitsprozesse effizienter, benutzerfreundlicher und produktiver zu gestalten.
Die MACH E-Verwaltung wurde speziell für die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung entwickelt und bietet eine ideale Lösung für das zentrale Aktenmanagement. Sie erfüllt alle gesetzlichen, technischen und funktionalen Anforderungen, die im Konzept der elektronischen Verwaltungsarbeit festgelegt sind.
Wir begannen als kleines Remote-Team, das das MACH-Team in Lübeck, Deutschland, unterstützte. Zu Beginn standen wir vor einigen Herausforderungen, wie etwa der Sprachbarriere (Apps, Code, Datenbank – alles war auf Deutsch), einem geografisch verteilten Team, das sich zuvor noch nie getroffen hatte, sowie dem komplexen Legacy-Code, der Zeit benötigte, um vollständig verstanden zu werden.
Diese Hürden konnten wir erfolgreich durch die Einführung der Scrum-Methodik überwinden, bei der Anforderungen und Lösungen durch die enge Zusammenarbeit der selbstorganisierenden CROZ-Funktionsteams kontinuierlich weiterentwickelt wurden.
Nachdem das Onboarding abgeschlossen und alle Herausforderungen gemeistert waren, konnten wir schnell unsere volle Unterstützung leisten und die Produktentwicklung deutlich beschleunigen.
Zu Beginn konzentrierten sich die meisten Aufgaben auf die ECM-Produktlinie, die unter anderem folgende Bereiche umfasste:
- Anpassung der Benutzeroberfläche von Alfresco Share
- Entwicklung von Alfresco-Backend-Diensten
- Integration von Alfresco mit verschiedenen externen Diensten und Anwendungen
Im Laufe der Zeit erweiterten wir unsere Teams und begannen, an der gesamten ERP-Softwarelösung zu arbeiten.
Das Ziel war es, die Teams schnell zu integrieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, an neuen ERP-Funktionalitäten zu arbeiten, um die Markteinführungszeit zu optimieren.
Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie Teams aus unterschiedlichen geografischen Regionen dank der Scrum-Methodik Hindernisse mühelos überwinden und so dem Kunden einen echten, messbaren Mehrwert liefern können.
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