CROZ Digital Signing Portal: Simple, easy and remote project documents signing

You may have heard the joke about the COVID-19 pandemic leading the digital transformation at companies.

Most of the jokes are more or less true, but putting the joke aside, the truth is this global pandemic has accelerated the digital transformation of all aspects of our private and professional lives.

Following the WHO and Croatian Institute of Public Health recommendations to minimize direct personal contacts and in order to prevent the spread of infection, CROZ advocates for digital signature of project sign-off sheets. Since eInvoices(eRačun) have already become regular practice, by digitizing project administrations (sign-off sheets  and other user acceptance documents) we have made this important business segment completely digital.

In order to make digitally signing documents as easy as possible for our clients, we have set up CROZ Signing Portal which makes digital signing simple and easy whilst complying with all necessary  security standards and e-business regulations. This digital signage portal has been up and running for more than six months and is used by more and more of our customers every day.

Signing Portal main features:

• • Simple and easy to use
  • Users (signees) can register via email
  • Each document can have its specific signature process defined separately
  • Complex signing processes with multiple signatures are supported
  • Simple document upload and management
  • Signed handover documents are available for download and archiving to all involved parties
  • Digital signature can be irrevocably verified and completely substitutes physical signature according to valid legal regulations
  • All participants are notified of changes in document’s status via email

In order to use CROZ Digital Signing Portal, users only must have:

• Standard web browser (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opera)
• Valid digital certificate
  We recommend using FINA Soft Business Certificate. Companies can use their own standard certificates too.

As we are aware that a demo speaks more than a thousand words, therefore you can watch a video demo of what the signing process looks like.
For those who prefer reading, here is a detailed manual on how to use CROZ Digital Signing Portal in Croatian and in English here.

CROZ Digital Signing Portal is FREE for all CROZ clients.
The portal is intended to be used by project managers and persons otherwise authorised for managing and signing project handover documents. Personal information is used according to regulation and can be reviewed here.

HRVATSKI

Možda ste već čuli viceve od digitalnoj transformaciji i pandemiji COVID-19? Iako u većini viceva ima više ili manje istine, pustimo šalu na stranu.

Svjedoci smo kako se digitalna transformacija, u okolnostima globalne pandemije COVID-19, ubrzano događa u svim segmentima privatnog i poslovnog života.
Sukladno preporukama HZJZ i WHO o smanjenju neposrednih osobnih kontakata, a želeći pridonijeti obuzdavanju zaraze, CROZ predlaže digitalno potpisivanje primopredajnih zapisnika. Uz otprije uvedeno korištenje eRačuna, koje je postalo uobičajena praksa, uvođenjem digitalnog potpisivanja primopredajnih zapisnika u potpunosti se digitalizira i zaokružuje ovaj važan segment poslovanja.

Kako bismo maksimalno olakšali realizaciju digitalnog potpisivanja zapisnika, implementirali smo CROZ Signing Portal, pomoću kojega potpisivanje primopredajnih zapisnika možemo obaviti jednostavno i brzo, uz istovremeno poštivanje svih sigurnosnih standarada  i zakonskih odredbi o elektroničkom poslovanju.  Naš portal za potpisivanje je u produkciji više od pola godine i sve više naših korisnika ga redovito koristi.

Portal za potpisivanje omogućava:

• Jednostavno i brzo digitalno potpisivanje dokumenata
• Proces potpisivanja se definira posebno za svaki dokument
• Jednostavno dodavanje (upload) dokumenata i upravljanje dokumentima
• Korisnici (potpisnici) se registriraju putem e-maila
• Potpisani zapisnici su dostupni za preuzimanje (download) i arhiviranje svim potpisnicima
• Podržani su kompleksni scenariji potpisivanja s više potpisnika
• Digitalni potpis je moguće neporecivo verificirati i u cijelosti zamjenjuje fizički potpis u skladu s važećom zakonskom regulativom
• Notifikacije na e-mail adresu svih potpisnika kod promjene statusa dokumenta

Istovremeno, preduvjeti na strani korisnika su izuzetno jednostavni:

• standardni web preglednik (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opera)
• certifikat za digitalni potpis
  Preporučamo korištenje poslovnog soft certifikata kojeg izdaje FINA. Tvrtke mogu koristiti i vlastite standardne certifikate.

Kako demo filmić govori više od tisuću riječi, predlažemo da pogledate ovdje kako potpisivanje izgleda u praksi, a ovdje možete skinuti detaljnu uputu za korištenje portala za potpisivanje na hrvatskom, a ovdje na engleskom jeziku. 

Korištenje portala je besplatno za sve naše korisnike.

Korisnici portala za potpisivanje su voditelji projekta, odnosno osobe koje su i dosada bile  ovlaštene za realizaciju ugovora i potpisivanje primopredajnih zapisnika.  Korištenje osobnih podataka je usklađeno s važećom regulativom i detaljno je opisano na našim web stranicama.

Photo by Daniele D’Andreti on Unsplash